Covid-19: Celá firma na home office - Jak to funguje?

Covid-19: Celá firma na home office - Jak to funguje?

Budou to tři týdny, co jsme ze dne na den přehodili celou firmu na home office. Samozřejmě, že práce z domova byla u nás relativně běžná, ale nikdy do takové míry, že jsme vyklidili kancelář do posledního živáčka na dobu neurčitou. Doma jsou všichni - vývojáři, designeři, účetní, personalistka, markeťáci. Jak to funguje? Jaké nástroje nám pomáhají a co jsme museli změnit? A co bychom doporučili vašemu týmu?

Rozkaz zněl jasně: Kdo může, pracujte z domu

Představa toho, že by nám virus mohl omezit pracovní a osobní život uprostřed Vysočiny, byla ještě nedávno při čtení zahraničních médií velmi abstraktní. Postupem času ale celá situace eskalovala a světe div se, dotkla se i nás. Musíme zaklepat, že zatím ne nijak dramaticky, ale změna režimu byla rozhodně na místě. Řidil jsem se pravidlem “Better safe than sorry.”

A proto jsme jako mnoho IT firem, které mají tu možnost, krátce po ohlášení nouzového stavu 12. března přešli kompletně do alternativního home office modu.

Aktuálně z domu pracujeme v následujícím složení

  • 6 programátorů
  • 3 HW/DevOps specialisti
  • 2 kodéři
  • 2 UX/UI designeři
  • 2 markeťáci
  • 1,5 účetní
  • 1 projekťák
  • 1 personalistka
  • 1 copywriter
  • 1 ředitel

Hlavně v komunikaci jsme si prošli porodními bolestmi

Samozřejmě, že je lepší a asi i efektivnější řešit spoustu věcí osobně, ale zatím jsme nenarazili na nic, co by vyloženě vyřešit nešlo. Nicméně porodními bolestmi jsme si prošli.

Lidé neodpovídali na Slacku, protože zrovna vařili oběd, jeli nakoupit, venčili psa nebo vyzvedávali dítě. Někdo volal na telefon, jiný na Meet, třetí na Skype apod. Proto jsme zavedli jednoduchá pravidla, díky kterým tyto věci eliminujeme na minimum.

  • Stand-upy - každý den máme v 9:00 zhruba 15minutový stand-up s recapem a plánem na daný den.
  • Plánování práce - i na home office se snažíme plánovat práci pravidelně na delší dobu místo ad hoc zadávání, lidé to ocení.
  • Oběd - pauzu máme v intervalu 11:00-13:00.
  • Globální channel - pokud někdo nebude k zastižení (doktor, nákup, pes, cokoli) píše do Slacku do týmového channelu a nastaví si status.
  • Videokonference - všechny hovory jedeme přes Google Meet a události v kalendáři - stačí kliknout na odkaz a je to.

Pořádek v projektovém řízení nadevše 

V naší branži se to omílá pořád dokola. Mějte v pořádku projektový management, mějte dokumentace, zastupitelnost, pořádek v dokumentech apod. Rozhodně nechci tvrdit, že není co zlepšovat, zároveň jsme relativně malý tým. Ale jestli se něco vyplatilo, tak časová investice udělat si v agendě trochu pořádek.

Už při normálním režimu je to benefit, který se při této nestandardní situaci zdvojnásobil. Nemá cenu vypisovat tucet nástrojů pro všechny různé profese, ale z hlediska fungování týmu mám na mysli třeba:

  • Pořádek na Google Drive - rozdělení dle projektů, klientů, typu dokumentu (fotky, dokumenty…) - všichni, kteří k danému projektu něco potřebují, vědí, kde to najdou.
  • Hesla v Passpacku - všechna hesla a přístupy uživatelů k nástrojům a službám máme bezpečně evidované na jednom místě.
  • Design systém - tady máme ještě pořád co zlepšovat, ale knihovnu se stovkami komponent a prvků mají všichni k dispozici.
  • Confluence - Wiki nepoužíváme už tak často, ale i tak v ní všichni najdou kompetenční matice k projektům, kontakty, externisty a dokumenty.
  • JIRA board - aktualizujeme stavy úkolů několikrát denně, board je aktuálně totiž téměř jediné vodítko pro team leadery v době koronavirové.
  • G Suite - firemní agendu v Cloudu máme už dlouho. Sdílené kalendáře, dokumenty, soubory a možnost kooperace v reálném čase se teď vážně hodí.

Nemyslete pouze na sebe, máte také klienty, kteří mají kupu problémů

Ať už jste agentura, vývojáři e-shopů a aplikací, nebo freelanceři, zákazníky máte všichni. A aktuální situace sice zasáhla vás, ale stejně tak a mnohdy více zasáhla i vaše klienty. Myslete na ně a pokud můžete, nabídněte jim pomocnou ruku. Je na místě, aby klienti věděli, že s vámi mohou počítat. Můžete třeba udělat to co my:

  • Pošlete klientům kontakty na klíčové lidi - na účetní, support, ředitele, vedoucího vývojářů, vedoucího hardware, zkrátka osoby, které jsou jim k dispozici.
  • Zjistěte, jak na tom jsou - mnohdy můžete klientovi pomoci s problémem, který by sám neřešil, nebo ho řešil dlouho. Všech se týká změna provozu, otevíracích dob a plateb, provoz výdejen, omezení doprav a tak dále.
  • Řešte transparentně finanční stránku věci - domluvte se otevřeně na fakturaci, vyřešte naplánovanou práci, předělejte plán tak, aby to oběma stranám vyhovovalo.

Co bych s odstupem doporučil každému

Je jasné, že svět není černobílý a váš systém ve firmě nebo týmu nikdy nezachytí vše. To ani nejde. A cílem není se uprocesovat k smrti. Cílem je najít určitý balanc. A jestli často za běžného provozu narážíte na zmatky a řešíte v agendě něco opakovaně, pak věřte, že v situaci jako tato se vše vynásobí minimálně dvakrát a vrátí se to jako bumerang.

Některé věci jsou samozřejmostí, ale jsou třeba říci. Věřím, že časová náročnost na zavedení určitých procesů se vám vrátí tím, že se vám všem bude lépe dýchat.

Pokud z článku plynou nějaká doporučení, tak jsou to hlavně tato

  • Mějte nejlépe jeden hlavní kanál, přes který všichni komunikujete a v první řadě přes něj transparentně komunikujte, když jdete se psem :-).
  • Co můžete, přesuňte do Cloudu - hesla, přístupy, soubory.
  • Pokud to dává smysl a projekt je větší, mějte dokumentaci - kompetenční matice, prostor pro externisty, dokumenty, informace...
  • Zkuste firemní agendu zpracovávat jinak než po mailu a v přílohách - např. G Suite.
  • Nástroj pro plánování vám ušetří spoustu práce - JIRA, Assana, Freelo, Trello, Monday...
  • Na co můžete, používejte nástroje, v kterých můžou lidé kooperovat a nehoňte to po mailech a chatech.
  • S klienty je dobré mluvit v době blahobytu, ale ještě lepší je s nimi mluvit době "krize".
  • Klienti musí vědět kdy a kde vás zastihnou, obzvlášť dnes.

Jan Prokeš
zakladatel a ředitel Elasticr

Odebírejte novinky z e-commerce